用錢來買時間..或是擅用工具來掌控時間...

當我們還年輕的時候 總覺得時間有很多 好像過得很慢 

唯有在放假 玩樂時 就覺得時間像飛逝一樣...咻...一下子過一天

有的人為了要衝刺個人事業  利用空閒時間進修很會擅用時間

所以每天總是忙呀忙的  就算有24小時也覺得不夠用... 

 " 時間就是金錢"  你是如何管理時間呢?  

你是否因為忙碌....常常用錢來買時間呢?

我最常用錢來買時間的事情 是花在交通工具上 

e.g. : 早上搭計程車上班 較能掌控上班時間且較省時

另外在工作時 很多事常常會擠在一起來  倘若無法如期完成
延遲一天 就會增加一天或甚至更多的成本 因此到底要先做那件事呢?
如果每天為了這些工作不斷的加班 累得要命 這樣會忙到忙..盲..茫....
心情當然會累  相對的 身體也會感到疲乏
如果是這樣 建議你不妨花點時間讓自己冷靜下來好好思考
或許你也可以利用早上10-20分鐘的時間也好

檢視或是釐清一下所有的工作 及預計完成的進度..

通常我比較喜歡利用 早上或下班前20分鐘左右 將手上的案件歸類
並排出優先順序 如下表:

Date	Subject or (Contents)	Deadline	Priority				Completed Date
			Critical	High	Middle	Low

利用這樣的表格來記入每天工作上的內容 相關注意事項 或重要性
讓自己容易掌握工作進度  也很清楚每個案件期限....
主要也可避免他人或上司每天盯著你的工作進度..
這是一種便利的溝通橋樑 可節省不少時間
表格可增加或刪減成為自己需要的內容
e.g.: 增加負責人員 作為管理部屬或專案的報表
總之 每天早上或下班前花一點點時間
就可讓自己事半功倍有效率的完成工作..
亦可多一些時間 作自己想做的事 生活才能變得快樂 有趣喔!
                                                                                                                                                                                                  

學習化解危機....

在工作上承認自己決策失誤 需要有很大的勇氣
我看過一些人發生失誤時 會找很多的理由 把錯誤往他人身上推
卻始終不認為自己有錯 也許是害怕被老闆修理 或是怕沒面子 也許...很多的理由
此時 最重要的是給自己心理建設 就是勇敢的承擔錯誤 學習去如何化解危機...

擔任主管難免也會有決策失誤的時候 我個人認為
在當下能夠坦承錯誤的作法  是以身作則的告訴部屬....
身為主管的你 很有勇氣在大家面前承認失誤 並且會以何種方式來化解危機
如何把公司的風險降到最低...

身為部屬的 若是在執行工作職務時犯錯 也要勇敢的向主管承認失誤
然而承認錯誤並不說把問題丟給上司 
首先是要了解自己發生錯誤的原由
其次再去思考一些解決的方案
最後要即時且有勇氣向主管報告你的化解方案
大多數的上司或老闆是喜歡一位有擔當且能夠解決危機的部屬.....
重要的是你沒有逃避責任  他們會再給你機會...
相信你透過這些錯誤經驗 對未來的工作職掌絕對會有很大的幫助

在HR的教育訓練上來看 這些是最好的Listen Learn教材
如何從錯誤吸取教訓 把危機變成轉機...成為公司人才庫的重要資產..

"人員管理"是一門艱深學問.....

在管理工作實務中 歷經時間管理 專案管理 人員管理 或是成本管理...etc.
個人深深覺得"人員管理" 是一門最艱深的學問...
在人員管理經驗上 我曾遇到過挫折
但透過這些磨練 卻是讓我成長最大 以及令我有一種難以忘懷的經驗...
感謝這些人不管是上司 部屬 或是同事 曾給我的建議或是我們曾經有過的衝突
讓我從每一次的失敗例子中 吸取教訓 自我檢討 不斷的改進再改進...
並確認自己不會再犯相同的錯誤.....

人員管理會依據不同業務的屬性 其方式也必須有所調整
在擔任主管職責時 需要作向上 向下 與平行管理..
但今天想談向下管理 
簡單來說
擔任行政部門主管時 需帶領一些部屬
身為主管的你  必需要管理他們的工作績效
因為他們是你團隊的成員 亦肩負著與你
共同完成公司所賦予的目標任務  因此 成員的表現
也代表著你所帶領的部門績效與個人的領導風格

成員們來自於各自的生長背景 都有其專業領域

也許很優秀 你一點就通 效率無話可說

也許動作與思考很慢 你必須一講再講...忍耐再忍耐..

也許很會抱怨 愛邀功 但工作能力還不錯
也許喜歡主管  把所有工作都給他作 可是又不承認自己的能力不足 忌妒心又強
也許某些能力超越主管或其他成員 其態度自負又驕傲   

因此....你無法用同一種語言或是規範跟他們溝通
身為領導者要如何激勵員工發揮其個人的價值與專長
以及如何帶領部屬達成 或是超越既定的目標水準呢?  值得思考...

身為主管的你 除了配合HR的年度考核規範與教育訓練外...
首先是要先構思部門目標的主要架構 依其團隊成員的特性與能力分配工作
制定部門內大方向的Job Description  成員依據部門方向訂定各自的JD
主管再依據HR規範 訂定部門內部考績評核標準 例如;

• 個人與團隊合作表現率
• 個人目標達成率
• 部門專案達成率
• 部門成本控制達成率 
• 學習與工作態度....etc.
• 公布計算標準以取得成員共識 以避免年底考績評定時而有所的爭議
• 最後 激勵機制 (獎 罰策略).... 個人覺得這一點很重要.

我想分享一個很失敗的經驗 但在這當中我學習到了圓融與放寬...
第一次擔任部門主管是在一家外商銀行
建置部門的過程是辛苦 但我甘之如飴  除了每天超時工作外 假日常常主動去加班
應該說是 自己很努力 也很幸運吧!  遇到幾位很好又授權的上司
他們有些來自香港與新加坡.....在工作上給我完整的支援
從二個雇員增加到有十幾位同仁  因此整個投資行政作業團隊的合作的績效算是不錯...

但通常這種好日子是不會常久的 後來 因為台灣的行政單位組織改組後

原先合作的團隊被迫有所調動包括上司與成員...etc.
簡單來說 這就是所謂的組織 Restructure, 當然成員也要作Job Rotation
這也正是我另一個挑戰的開始 部門陸續來了一些經驗上較不足的成員
可想而知 內部成員的衝突正在醞釀著 當然這也包括考驗著我的管理方式與能力

當時 應新上司的目標 需作Job Rotation
因此他希望將別部門的一位Team Leader調到此部門來學習
當然 我一定支持 但是在此投資作業部門是必須要有某些特質...
當時的我 也只能配合....
這位同仁 只有英文比其他同仁優秀 其工作態度與能力我只能搖頭
對我來說 造成相當大的困擾 e.g.: 分配吃重的工作給她
常無法達成目標 如果把她做不來的工作拿掉  她又會認為你對她有成見
於是乎 她就越級報告你的管理能力有問題..
重要的是 若你的上司 只聽她派來的人說的話 又未向你溝通或證實...
那你是不是會變成那個.....所謂管理有問題的部門主管
這樣的成員 你要如何管理呢?

當時對我們雙方來說 確實是造成傷害 彼此的不信任..
坦白說 身為部門主管的我需學習寬容 且要有雅量接受部屬的批評
但對她而言 跟我工作是痛苦的...於是她越級報告
希望請調到別的部門 理由是無法接受我的管理方式 ...
當別的主管問我 她的工作能力狀況 我還是給她 一個很不錯的評價
也讓她能夠順利轉調  我想這沒有對與錯 只有適不適任這樣的工作問題

自己經過這個經驗後 也作了自我檢討
我找出最欠缺的部份就是 無法即時給她在工作績效上的激勵與訓練..
說實在的 這是第一次遇到這樣的成員  而當時我的管理技巧並不成熟 
因此造成最上級主管對我的誤解  但這些誤解透過努力展現工作能力與溝通後
慢慢的與新上司建立起合作關係 並取得信任與認同
新上司也給我 一個優秀的年度考核成績..

總之 在作Job Rotation之前 最好先擬定一套人員適用工作能力評估標準
依其特性 將人放在最適合的地方 才能夠讓他們發揮專長
若在未規劃的情形下作Job Rotation 很容易造成管理與作業上淺在的風險及損失
另外HR規劃完整的再教育訓練機制 提供主管與員工學習團隊合作 or
化解衝突....等課程的訓練環境 相信對人員管理上都會有所幫助.

在挫折時找到一位好聽眾...是很重要的..

當你遇到一些挫折或是壓力時 你會找誰來傾訴呢?
同事 家人 朋友 心理諮商醫師 或透過信仰...

在工作上遇到挫折 若你的傾訴對象是同事
建議你:
必須要找到一位很好的聽眾...且不會亂轉述你的話語
若他將你的話 再轉述給上司 或是其他同事
這對你來說 又是另一種壓力或事件....

一位家教課的學生 在上課時告訴我:
他這兩天在工作上遇到的挫折沒有人要聽他說 他希望我
能夠讓他發發牢騷一下....我回答: 當然可以 但是要用英文說..
於是她以中英文各說一遍方式 來紓解心中的不滿與壓力..
之後 她告訴我說:
你好像是一位心理諮商師.....是一位很好的聽眾..
這讓我想起 多年前 有一位教會的朋友也是這麼告訴我.....真有趣...

回想自己在工作上 遇到的挫折不計其數
有時候它來自於上司 或平行業務單位主管 或同事間的競爭
或部門管理績效 或時間的壓力 或工作能力...等
如何解決自己的挫折與壓力呢?
我主要是透過信仰且參與志工服務的活動 另外我也會去運動...或是作紓壓...
有時候也會找人談談 但重要的還是自己
要勇敢面對 或是針對問題 找出解決方法....

想分享一個經驗:
有一次我剛進一家公司 上司就給了一個很大的考驗
每次向他報告事情時 他總是不正眼看我 且假裝在忙別的事
我說完了 看他不作任何回應..只好摸摸鼻子離開..頓時心中的怒火與沮喪可想而知..
回到座位上 我檢討自己的簡報內容...確定無誤
但為了達成目的還是將內容作一些修正 決定擇日再報告
當時心想:
一定要透過溝通 適度表達我對上司 先前在行為上不備受尊重的感受
經過多次溝通與了解雙方的工作態度之後 我們在工作上成為很好的夥伴..

現在的生活 每個人都有各式各樣的壓力 不管是家庭 或經濟....等
然而這多重的壓力 常常會壓的人喘不過氣來....
其實有時候是自己的盲點 無法看清現實...
因此 找對一種方法 或找到一位好聽眾 對你來說是很重要的...