工作交接....該怎麼做呢?

一個工作的結束  意味著另一個工作即將開始
如何結尾?  又該如何交接給接替者很重要...
工作交接得宜 會為你帶來加分
那倘若不做交接 是否又會減分呢?

最近遇到一位職場工作者的狀況想分享:
這位女士在他現職的崗位做了7-8年
可想而知他對於工作顯然是駕輕就熟 應該會受到公司的重用才對
但事實卻不然
她對於工作感到厭煩 與公司的上司們鬧脾氣 
不屑於主管的要求 強烈的反彈他人接替他或是了解他的工作內容
坦白說此行為對公司也造成極大的困擾
其身心靈狀態都是處於不平衡的狀態下.....
最後的結論是:
她索性來個不告而別 不做任何的交接 留下一堆爛攤子給接任者去收拾!

每天來一客不同的早餐....讓自己充滿活力 應付每天...

當事者不做交接就離開工作崗位 所帶來的負面影響成面會有多大呢?

1. 這個壞印象像滾雪球般越滾越大 如:周遭的同事對於其行為無法理解 由一個人 二個人開始幫他宣傳其人品有多差 有多糟...等.
2. 日後若他要找其它工作時同事與主管決不會幫他做 reference check 甚至給於極壞的評語
3. 其次是從原先情有可原的事件演變成惡意不交接 且隱藏公司重要文件與相關事項將導致公司上司決定將給予她嚴厲處分 扣除薪資..etc.

那工作交接 到底該怎麼做呢?

1. 在正常情理下 一般人都按照公司人力資源部的要求準備交接清單由雙方簽收
2. 其次是依據每個人其處事風格來處理交接事宜
3. 比較好的方式是交接者自己本身要做好準備 例如: 檔案 電腦或稅務密碼 或工作內容與做法等最好能詳述清楚..或是將要交接的內容製作成一份檔案文件.
4. 交接者與接替者實際演練作業很重要

當然工作 不是每次都會有人來做交接 也許依據職位不同 也會有所不同....

我最喜歡的是:
努力做好每一件事 當然包括開始與結尾的交接工作
通常我習慣於製作交接檔案細節 讓所有的接替者清楚工作內容
這樣的習慣對於我日後在職場生涯也是大大加分 沒有減分

記得我做過一次最漂亮的ending:
製作200多頁的業務手冊規範 聽說至今仍被延用在該業務範圍的教育訓練
離開的前一天晚上 我訂了幾十朵玫瑰花 與買了各式各樣的卡片
親自在卡片上寫了一段話
離開當天 我獻上一朵玫瑰花與卡片給部門所有的同仁與直屬上司
當他們接到卡片與花時 我看到他們臉上的喜悅與感動...
我自己也開心了.....

在工作上....你是否曾經或是經常遇到這種人?

他非常害怕別人知道所有的工作內容  常搞神秘...
當你問他一些事時  他的解釋與說法總是繞一大圈 讓你聽得一頭霧水
若是你不小心做錯一件事 他會故意讓別人知道你做錯事了
此外他也會告訴別人  他有多厲害懂很多呢! 好像公司裡不能沒有他
會一手包辦所有的事 也會常常把自己搞得像是最忙的一個人

另外 若有新人報到時 他還會當起老大  最常作的動作就是把新人使喚來使喚去
到最後讓所有的人認為這位新人的能力是很差的
還有一點令人最不齒的地方是 故意把大家的工作情緒搞得很悶
其最終目的就是要別人給他一點好處  當他拿到好處後 過一段時間又會故技重施
他以為神不知鬼不覺的....卻不知有人在觀察...
這樣的行為 真是會令人啼笑皆非.....

不一樣風情的星巴克...還不错噢!

看起來他像是盡心盡力為公司做事 可是卻得不到上司的賞識
在他內心裡應該覺得很悶吧!  坦白說 這種人算是可憐吧!  
沒有智慧 無法看清事實的真相  只活在自己好的世界裡 
不懂得接受他人的意見  或是學習去改變
說白一點 他的行為就像在阻礙公司未來的發展 讓公司無法擴充 整合.....

這就是我看過最笨的人:
以自我為中心 無法接納別人的意見 或是好的工作方法...
追根究底其原因就是:  "他很擔心工作被別人搶走!!!"

安啦! 你多慮了 ......
在職場上 只要你懂得團隊合作 又能夠與他人分享經驗
互相學習成長  持續不斷的改善自己不足的地方
即便是做錯 也要勇敢的承擔錯誤 絕對不要去掩蓋錯誤 若是你想掩蓋錯誤
那將會換來他人對你的不信任 因此就算是挨老闆的罵也值得 
要的是你已經學到這個寶貴的經驗..... 

而人與人之間的信賴感就是建立在日常工作環境中
從彼此間的磨差到契合一點一滴慢慢累積起來的...不是嗎?

第一次在異鄉工作的感覺....

離開台灣到北京將近有四個月了......
到大陸工作 與想像中不太一樣
原想自己的適應能力很強 最慢大概只需要2-3個月就可適應生活
沒想到 真是太不從人願...這段期間也不知道是怎麼熬過來
感覺像是度日如年...每天埋首在工作裡

第一次在異鄉工作 首先要面對的問題有:
1.語言與溝通問題影響著工作績效
2.生活環境背景的差異帶來適應能力的衝擊
3.孤軍奮鬥時影響的是遇到挫折時身邊沒有朋友 該如何克服...etc.

雖然同樣是中國人 但卻有著不同生長文化背景
同樣是講普通話 也是無法避免語言上的溝通障礙 
在工作上也易造成同事間的誤解 .....進而無法順利完成工作

在北京有很多的外來客 雖然說的是普通話 卻有不同的口音
大部分的人講話快且直接 沒有太多的修飾詞
有些人就像是口中唅著一顆滷蛋 讓你聽不清在講什麼...太快了
文法 語法跟台灣是有差異的...

十剎海 風景很美 聽說晚上是酒吧!

然而貪婪是我在這裡接受的第一課 雖然電視上不斷的宣導...
這裡的人 不能說全部 只能說在工作上遇到的人都是如此  這點就讓我受不了....
其次是軟體與人文部分  有很大的成長空間 例如:
開車喜歡按拉叭 或是隨地亂吐談 
還有到處都在擠 地鐵 公車 旅遊景點 滿滿的人潮
盡管如此 還是得想辦法讓生活不受影響...

坦白講 以前在台灣的時候從沒想過自己的國家有多好 或想念台灣的字眼出現...
但現在 深入到北京最底層的生活後  才深深體會到家鄉美好的一切 
台灣是一個自由度很夠且非常便利 應該是小而美的地方...
如果有機會再回到台灣工作...那該有多好啊...也是我最熱切的期盼吧!!!

人脈網絡...

人脈網絡不論是對於工作 或對未來事業發展 或在最重要在關鍵時刻
能否發揮其作用力 在於平常是否有維持良好的人際關係.....

現實的社會中 也許曾強烈感受到 當你身處在高階位置時
不需多做什麼動作 自然而然就有人會自動靠近
但當有一天 你離開了那個位階時
也許這些人就會自然而然的不見了...留下來的.....
當然就是與你非常契合的朋友...
也許他不是達官顯要 或是他沒有什麼聲望與職位 
但最重要的是 有一位真心想要跟你做朋友的人..

當你花了金錢與時間所認識的人脈 究竟有多少是能夠維持長久呢?

建立人脈網絡的方法 可以靠參加一些活動  例如:

• 研討會
• 演講或說明會
• 研習營或進修
• 戶外活動....etc.

在活動中 大家來自於不同領域 最常做的一個動作是交換名片
但若是交換名片後 互不相連絡 那這些名片等同於一張廢紙 
說難聽點 只是替自己製造一些垃圾而已...

維持良好的人脈網絡(人際關係) 說實在的並非容易之事
是要長時間經營 用最真誠的心與他人交往  也許需要花些交際費
像是偶而大家一起吃吃飯 喝杯咖啡相互交流....etc.
以及不間斷的連繫  如: 節慶的時候
自己製作一張卡片 mail 給大家並獻上深深的祝福



在工作職場中  是建立人脈最好的地方之一

工作環境中最容易觀察到彼此為人處事的方法與個性
同事間難免會碰到利益衝突的時候 當彼此有衝突時切記要善加處理
此時正是你建立起個人的處事風格並讓對方信賴的時機
千萬別為了公事上的堅持 或是自己自私的行為
破壞了同事間的情誼 因為解決衝突的方法有很多種
有時候要靠不間斷的溝通
有時候須要靠自己的智慧 或是他人的協助
有時候更要靠自己圓融處事的方法

在職場上培養出自己人脈網絡鏈與維持良好的人際關係 是一項重要的無形資產..
就像在找工作時 需要Reference check  或是Recommendation Letter
此時這些無形資產就能發揮其關鍵作用囉!

遇到難搞的人 該怎麼辦?

與他人相處  或是有機會參與一個活動組織運作時 你是否常遇到難搞的人呢?
工作中遇到與自己理念不同的人在所難免  俗話說 : " 一樣米養百樣人"
每個人從小到大都有其不同的生長背景 然而這些背景因素通常也是影響
其待人處事的方式 ..............

在你參與的團隊活動或工作中 是否遇到下列幾種情形 例如:

凡事以自我為中心:
總是要求工作夥伴以他的想法為主  或是總是希望別人配合他的做法

與他人說話時:
他的態度總是表現出趾高氣昂與咄咄逼人的氣焰

無法配合團隊運作:
執行組織任務時 他總是會找各種理由來推拖拉  並要求其夥伴來配合他的想法 進而要求團體隊員改變作法

愛向人炫耀自己的能力:
有機會拿到mic. 或上台時 總表現出驕傲又自負的語氣 就想告訴台下的人..看..我很厲害吧!

都是別人的錯
總是要求別人以倍數的時間來幫他完成其組織運作事項  當夥伴不小心遺漏或做錯時 
便毫不客氣的指責 並要求他人要承擔所有的過錯 卻從來沒想過是自己的問題
另外最讓人受不了的是 當他自己做錯時 總是會避重就輕 且永不承認自己的錯誤

喜歡玩派系遊戲
總是喜歡在辦公室或是團體裡玩弄派系  喜歡搞小團體且把成員搞的四分五裂  劃分派系..

遇到難搞的人 該怎麼辦? 要如何與他相處呢?....

談判薪資籌碼...

找到新工作時你與雇主雙方相談甚歡後, 緊接著將進入談判薪資籌碼局面
若這份工作確實是你夢寐以求的, 很想爭取的工作機會
那你心中一定會盤算著, 到底要求多少薪資才會被接受呢?
也會擔心現在的市場狀況失業率高, 若是要求太高的薪水又怕雇主不用你
倘若不要求這麼多的薪資, 又擔心難以支付日常開銷,日子也難過..
因此該用什麼樣的技巧來與雇主談薪資酬碼呢？

談月薪比較好呢? 還是用年薪來談比較好呢? 

談月薪或年薪沒有一定標準, 必需依據該公司的制度, 簡單舉出一些公司的薪資制度例子:

1. 年薪包含有固定薪資12-14個月及再加上年終獎金 N 個月. 但通常HR會告訴你說 : 過去歷年大約有1~N 個月來吸引你, 但最後還是會說: 須依每年的淨利營收來算(其實年終獎金是不固定的或要依年度考核)...etc.
2. 有些外商公司的年薪算法比較固定e.g.:14個月再加上1-2個月的年終獎金 (或是沒有年終獎金).
3. 還有以固定年薪是多少$, 月薪則可與雇主談訂一個底價, 其餘則由公司處理.
4. 若是用月薪來談的話,就是每月固定薪資再加上有或沒有年終獎金...

每家公司都有其階級與薪資制度, 在每一個層級制度中有議價伸縮範圍 舉例:
若是從最低到最高之間的差距約20-28%左右(依據經驗及學歷....etc.),
只要在這差距的範圍都很容易談....

Photo by Angel C.M. Fu

一次不成別放棄 釐清自己的薪資底線  尋找第二次談判機會

過去有這樣的談判薪資經驗, 當時有一個工作機會其主要目標是
要設立海外事業部的新作業部門, 這個工作讓我深感興趣
與該公司的中高階主管進行多次面試後, 雙方都有意願進行下一步,
隨即進入與HR主管談薪資條件, 而HR主管, 對我過去的能力
或是公司未來發展不甚了解下, 認為我必須要在國內的作業主管下任職並提出一個
不能超越該主管的薪資條件 (把我前一工作月薪減少約5%-10%左右) ,
當時聽了之後令人有點不能接受, 
我告訴那位HR的主管說: 可否給我兩天想想...再給您回覆..

經思考後, 決定找原先跟我面試的那位主管說明心中想法:
我坦白的告訴他說:HR的主管提出的薪資條件比我原來的還低...
很抱歉! 我可能無法接受這樣的條件...
並請問那位主管說: 是否有機會提高一些呢?
他回答說: 必須由公司最高層級決定, 後來是由總經理出面與我談薪資....
其實在與總經理面談前,我心中有計算出自己的底線,
唯一堅持原則就是月薪不可以減少, 相同的公司也有一個預算底線

Photo by Angel C.M. Fu

在整個溝通的過程中, 我看到總經理放下身段, 真心誠意與我溝通
並邀請我加入團隊一起打拼, 並承諾調整薪資到5%
且說明這是公司可支付的預算範圍, 另外將由我全權負責建立一個新部門
我被他的誠意打動且毫不猶豫的答應進入這家公司, 一待就是將近五年
這段工作期間除了全力以赴的完成目標, 最開心的是沒有辜負總經理的期待,
交出漂亮的成績, 當然年終也得到了意想不到的...年終獎勵囉!

用錢來買時間..或是擅用工具來掌控時間...

當我們還年輕的時候 總覺得時間有很多 好像過得很慢 

唯有在放假 玩樂時 就覺得時間像飛逝一樣...咻...一下子過一天

有的人為了要衝刺個人事業  利用空閒時間進修很會擅用時間

所以每天總是忙呀忙的  就算有24小時也覺得不夠用... 

 " 時間就是金錢"  你是如何管理時間呢?  

你是否因為忙碌....常常用錢來買時間呢?

我最常用錢來買時間的事情 是花在交通工具上 

e.g. : 早上搭計程車上班 較能掌控上班時間且較省時

另外在工作時 很多事常常會擠在一起來  倘若無法如期完成
延遲一天 就會增加一天或甚至更多的成本 因此到底要先做那件事呢?
如果每天為了這些工作不斷的加班 累得要命 這樣會忙到忙..盲..茫....
心情當然會累  相對的 身體也會感到疲乏
如果是這樣 建議你不妨花點時間讓自己冷靜下來好好思考
或許你也可以利用早上10-20分鐘的時間也好

檢視或是釐清一下所有的工作 及預計完成的進度..

通常我比較喜歡利用 早上或下班前20分鐘左右 將手上的案件歸類
並排出優先順序 如下表:

Date	Subject or (Contents)	Deadline	Priority				Completed Date
			Critical	High	Middle	Low

利用這樣的表格來記入每天工作上的內容 相關注意事項 或重要性
讓自己容易掌握工作進度  也很清楚每個案件期限....
主要也可避免他人或上司每天盯著你的工作進度..
這是一種便利的溝通橋樑 可節省不少時間
表格可增加或刪減成為自己需要的內容
e.g.: 增加負責人員 作為管理部屬或專案的報表
總之 每天早上或下班前花一點點時間
就可讓自己事半功倍有效率的完成工作..
亦可多一些時間 作自己想做的事 生活才能變得快樂 有趣喔!
                                                                                                                                                                                                  

學習化解危機....

在工作上承認自己決策失誤 需要有很大的勇氣
我看過一些人發生失誤時 會找很多的理由 把錯誤往他人身上推
卻始終不認為自己有錯 也許是害怕被老闆修理 或是怕沒面子 也許...很多的理由
此時 最重要的是給自己心理建設 就是勇敢的承擔錯誤 學習去如何化解危機...

擔任主管難免也會有決策失誤的時候 我個人認為
在當下能夠坦承錯誤的作法  是以身作則的告訴部屬....
身為主管的你 很有勇氣在大家面前承認失誤 並且會以何種方式來化解危機
如何把公司的風險降到最低...

身為部屬的 若是在執行工作職務時犯錯 也要勇敢的向主管承認失誤
然而承認錯誤並不說把問題丟給上司 
首先是要了解自己發生錯誤的原由
其次再去思考一些解決的方案
最後要即時且有勇氣向主管報告你的化解方案
大多數的上司或老闆是喜歡一位有擔當且能夠解決危機的部屬.....
重要的是你沒有逃避責任  他們會再給你機會...
相信你透過這些錯誤經驗 對未來的工作職掌絕對會有很大的幫助

在HR的教育訓練上來看 這些是最好的Listen Learn教材
如何從錯誤吸取教訓 把危機變成轉機...成為公司人才庫的重要資產..

"人員管理"是一門艱深學問.....

在管理工作實務中 歷經時間管理 專案管理 人員管理 或是成本管理...etc.
個人深深覺得"人員管理" 是一門最艱深的學問...
在人員管理經驗上 我曾遇到過挫折
但透過這些磨練 卻是讓我成長最大 以及令我有一種難以忘懷的經驗...
感謝這些人不管是上司 部屬 或是同事 曾給我的建議或是我們曾經有過的衝突
讓我從每一次的失敗例子中 吸取教訓 自我檢討 不斷的改進再改進...
並確認自己不會再犯相同的錯誤.....

人員管理會依據不同業務的屬性 其方式也必須有所調整
在擔任主管職責時 需要作向上 向下 與平行管理..
但今天想談向下管理 
簡單來說
擔任行政部門主管時 需帶領一些部屬
身為主管的你  必需要管理他們的工作績效
因為他們是你團隊的成員 亦肩負著與你
共同完成公司所賦予的目標任務  因此 成員的表現
也代表著你所帶領的部門績效與個人的領導風格

成員們來自於各自的生長背景 都有其專業領域

也許很優秀 你一點就通 效率無話可說

也許動作與思考很慢 你必須一講再講...忍耐再忍耐..

也許很會抱怨 愛邀功 但工作能力還不錯
也許喜歡主管  把所有工作都給他作 可是又不承認自己的能力不足 忌妒心又強
也許某些能力超越主管或其他成員 其態度自負又驕傲   

因此....你無法用同一種語言或是規範跟他們溝通
身為領導者要如何激勵員工發揮其個人的價值與專長
以及如何帶領部屬達成 或是超越既定的目標水準呢?  值得思考...

身為主管的你 除了配合HR的年度考核規範與教育訓練外...
首先是要先構思部門目標的主要架構 依其團隊成員的特性與能力分配工作
制定部門內大方向的Job Description  成員依據部門方向訂定各自的JD
主管再依據HR規範 訂定部門內部考績評核標準 例如;

• 個人與團隊合作表現率
• 個人目標達成率
• 部門專案達成率
• 部門成本控制達成率 
• 學習與工作態度....etc.
• 公布計算標準以取得成員共識 以避免年底考績評定時而有所的爭議
• 最後 激勵機制 (獎 罰策略).... 個人覺得這一點很重要.

我想分享一個很失敗的經驗 但在這當中我學習到了圓融與放寬...
第一次擔任部門主管是在一家外商銀行
建置部門的過程是辛苦 但我甘之如飴  除了每天超時工作外 假日常常主動去加班
應該說是 自己很努力 也很幸運吧!  遇到幾位很好又授權的上司
他們有些來自香港與新加坡.....在工作上給我完整的支援
從二個雇員增加到有十幾位同仁  因此整個投資行政作業團隊的合作的績效算是不錯...

但通常這種好日子是不會常久的 後來 因為台灣的行政單位組織改組後

原先合作的團隊被迫有所調動包括上司與成員...etc.
簡單來說 這就是所謂的組織 Restructure, 當然成員也要作Job Rotation
這也正是我另一個挑戰的開始 部門陸續來了一些經驗上較不足的成員
可想而知 內部成員的衝突正在醞釀著 當然這也包括考驗著我的管理方式與能力

當時 應新上司的目標 需作Job Rotation
因此他希望將別部門的一位Team Leader調到此部門來學習
當然 我一定支持 但是在此投資作業部門是必須要有某些特質...
當時的我 也只能配合....
這位同仁 只有英文比其他同仁優秀 其工作態度與能力我只能搖頭
對我來說 造成相當大的困擾 e.g.: 分配吃重的工作給她
常無法達成目標 如果把她做不來的工作拿掉  她又會認為你對她有成見
於是乎 她就越級報告你的管理能力有問題..
重要的是 若你的上司 只聽她派來的人說的話 又未向你溝通或證實...
那你是不是會變成那個.....所謂管理有問題的部門主管
這樣的成員 你要如何管理呢?

當時對我們雙方來說 確實是造成傷害 彼此的不信任..
坦白說 身為部門主管的我需學習寬容 且要有雅量接受部屬的批評
但對她而言 跟我工作是痛苦的...於是她越級報告
希望請調到別的部門 理由是無法接受我的管理方式 ...
當別的主管問我 她的工作能力狀況 我還是給她 一個很不錯的評價
也讓她能夠順利轉調  我想這沒有對與錯 只有適不適任這樣的工作問題

自己經過這個經驗後 也作了自我檢討
我找出最欠缺的部份就是 無法即時給她在工作績效上的激勵與訓練..
說實在的 這是第一次遇到這樣的成員  而當時我的管理技巧並不成熟 
因此造成最上級主管對我的誤解  但這些誤解透過努力展現工作能力與溝通後
慢慢的與新上司建立起合作關係 並取得信任與認同
新上司也給我 一個優秀的年度考核成績..

總之 在作Job Rotation之前 最好先擬定一套人員適用工作能力評估標準
依其特性 將人放在最適合的地方 才能夠讓他們發揮專長
若在未規劃的情形下作Job Rotation 很容易造成管理與作業上淺在的風險及損失
另外HR規劃完整的再教育訓練機制 提供主管與員工學習團隊合作 or
化解衝突....等課程的訓練環境 相信對人員管理上都會有所幫助.

在挫折時找到一位好聽眾...是很重要的..

當你遇到一些挫折或是壓力時 你會找誰來傾訴呢?
同事 家人 朋友 心理諮商醫師 或透過信仰...

在工作上遇到挫折 若你的傾訴對象是同事
建議你:
必須要找到一位很好的聽眾...且不會亂轉述你的話語
若他將你的話 再轉述給上司 或是其他同事
這對你來說 又是另一種壓力或事件....

一位家教課的學生 在上課時告訴我:
他這兩天在工作上遇到的挫折沒有人要聽他說 他希望我
能夠讓他發發牢騷一下....我回答: 當然可以 但是要用英文說..
於是她以中英文各說一遍方式 來紓解心中的不滿與壓力..
之後 她告訴我說:
你好像是一位心理諮商師.....是一位很好的聽眾..
這讓我想起 多年前 有一位教會的朋友也是這麼告訴我.....真有趣...

回想自己在工作上 遇到的挫折不計其數
有時候它來自於上司 或平行業務單位主管 或同事間的競爭
或部門管理績效 或時間的壓力 或工作能力...等
如何解決自己的挫折與壓力呢?
我主要是透過信仰且參與志工服務的活動 另外我也會去運動...或是作紓壓...
有時候也會找人談談 但重要的還是自己
要勇敢面對 或是針對問題 找出解決方法....

想分享一個經驗:
有一次我剛進一家公司 上司就給了一個很大的考驗
每次向他報告事情時 他總是不正眼看我 且假裝在忙別的事
我說完了 看他不作任何回應..只好摸摸鼻子離開..頓時心中的怒火與沮喪可想而知..
回到座位上 我檢討自己的簡報內容...確定無誤
但為了達成目的還是將內容作一些修正 決定擇日再報告
當時心想:
一定要透過溝通 適度表達我對上司 先前在行為上不備受尊重的感受
經過多次溝通與了解雙方的工作態度之後 我們在工作上成為很好的夥伴..

現在的生活 每個人都有各式各樣的壓力 不管是家庭 或經濟....等
然而這多重的壓力 常常會壓的人喘不過氣來....
其實有時候是自己的盲點 無法看清現實...
因此 找對一種方法 或找到一位好聽眾 對你來說是很重要的...

知識分享....作業流程與你的生活相關嗎?

上班族薪水少若想存錢真的不易 像現在代課老師其薪水少的可憐
更令人難以置信的是  有些學校對於代課老師發薪水的日子竟未固定...
且都是拖到月中或月底 甚至是兩個月 這對於有經濟壓力的人來說日子真是苦啊!
更令人想不透的是教育局為何未列入規範呢?   難怪很多人不想當代課老師
拼了命也要考上正式... 因此學校的校務流程是值得教育局省思與改變的..

在日常生活中有什麼樣的活動 或是做法跟作業流程息息相關
仔細想想 好像都有關係呢?
由於過去的工作是在規劃與建立後台作業流程制度 與新系統作業流程規劃等 
因此也讓我喜歡研究生活中的作業流程  個人覺得滿有趣的..
作業流程會影響著客戶的滿意度 及會不會再來消費 也影響著成本....etc.

你會跟我一樣嗎? 在餐廳吃飯時會觀察
從坐下位子後到服務生來點餐到上餐點 這一連串服務流程需要花多少時間..
最後 除了服務態度外也會給這家餐廳作一個總結:
上餐效率與應該要改善的地方 下次會不會再來 及會不會介紹朋友過來消費.....

還有當你搭乘大眾交通工具上班時 是否會去計算
要怎麼搭車才能節省時間且準時上班  (因為時間就是金錢)
每天上班我要轉四班車並且在一個小時內到學校 
因此我計算了捷運到站時間 與接駁公車時間..與到達目的地的時間
如果早上動作拖延了一下 錯過接駁車時間 可能就要等10幾分鐘 上班一定遲到...
現在與過去的薪水是差距很大 所以搭計程車 那是不可能囉!
目前最重要的是必須努力賺錢 省錢 更要累積財富...

另外累積財富其方式有很多種 最常見的是儲蓄 或是買不動產及股票 或債券
或衍生性金融商品 或基金...等. 而這些金融商品的後台交易或是交割作業的流程
多半不引人注意 或許是 大部分的人沒有興趣了解這些細部的工作吧!
金融商品的作業流程管理重要的是效率 風險可控制性及控制成本(節省成本)
其執行成效關係著公司是否達成最佳的服務目的.  

現在最想完成的目標是:  撰寫一份金融商品後台作業流程的研究報告
但不知道有沒有機會與學術單位合作.....期待吧!

面試前....你會做什麼樣的準備呢?

當你接到人力仲介公司告知你 某家公司想找一個職位 與你的專業相近
問你是否有興趣....那當然是毫不猶豫的Say, yes 囉!  
然而心中的興奮之情是無法言喻的..但接下來   你該做什麼樣的準備呢?

我曾經有過一次蠻失敗的經驗 :
有一次接到一個面試機會 是要到一家外商公司
之前完全沒有做任何準備工作....
很不巧的 當天我的狀況並不是很好 因為碰到大姨媽....精神狀況超差的..
當我進去公司的時候 他們公司的人資帶我到會議室
並對我說要做 Conference Interview
因對方在香港 且全程會用英文 當時心臟碰碰跳...無法流利的應答...
最後的結論當然就是沒錄取.....
當你沒做準備就貿然應試 這是讓自己失去錄取的機會...
這次失敗的經驗 讓我學習到凡事都要盡心做好準備
之後我花了一些時間來準備面試的英文稿 
當我寫好稿子會請外國朋友幫忙修正 畢竟英文不是我們的母語
修正完成後 我會唸上百次且錄音聽聽看自己的語調
直到自己講得很熟練為止..

相信很多人都有被面試的經驗  而Interviwer 通常依據職位的不同亦會詢問不一樣的問題

因此事前可以向人力仲介公司取得一些該公司的資訊 例如:

• 是在哪一個部門 職位 與該部門所負責的產品... 
• 多數人力仲介會提供該工作的JD (Job Description)
• 透過人力仲介 亦可了解該公司在面試時會注重在哪一部份...etc.  

另外就是自己可透過該公司的網站取得一些訊息  當你收集到所有訊息後
就可以著手準備模擬面試主管 會提出什麼樣的問題來問你
像我曾遇過外商公司的面試主管他是外國人 問的問題有: E.g.:

1. Tell me about your working experience? or
2. Please intorduce yourself? or
3. What are you goint to do for this position?

另外當你在面試的過程中還是無法確定是否有被錄取的希望時 或許你可以詢問....
If I do have the privilege of working for you and the company, please tell me what it is that you feel is most important for the ______ position and what I should pay closest attention to in carrying out my duties.  這是一個外國朋友Bob 給的建議  試過後覺得還不錯的問句...

事前有萬全的準備 相信會讓你對答如流  並能顯現其專業與穩重度..
女性朋友在面試時的穿著 依據職位與產業的不同
若是可以盡量以專業 簡單的套裝為主

by Angel C.M. Fu

再搭配淡淡的彩妝就會讓你展現自信.....你呢? 有什麼樣不同的經驗呢?

"不" 要怎麼說才洽當....

職場上競爭激烈 有時候常常因為一些利害關係 很難向他人說"不"....
然而這些利害關係 亦有可能會危害到你在職場上的生存 或職業道德 
或許也會傷害到同事間的情誼  那"不"到底要怎麼說才洽當......

說實在要勇敢說出"不"這個字 或是拒絕他人真的不容易
需要很大的勇氣  這也跟每個人的個性有直接的關係
有些人可以做得很圓融不會傷害雙方利益  但有些人可能會不敢說就接受了
當接受之後 心中又感到不悅  煩惱 或是擔心..
舉例來說:
上司叫你到辦公室 需要你為他做一件事 乍聽之下沒有任何異狀
但你心中似乎感覺不合情理  而手中又無任何數據可以具體回答或拒絕時...
此時倘若你是生氣且口氣又理直氣壯直接回答"不可以" 
當上司問你為什麼不可以 你卻說不出來時 可能會被冠上一個名詞 不服從
或不接受領導 且在年終考績給你打最後一名....等

與其這樣不如當下 心平氣和的聽聽整個事件的做法 詳細了解狀況
口氣要沉穩且禮貌的詢問上司 你必須負責的責任範圍與內容
若是心中的直覺是不合邏輯時  建議你可以緩和與禮貌的向上司說:
我已經了解您的想法 請您給我一點時間思考 要怎麼做才能達到您的目標 
這是給自己一個緩衝期冷靜想想..回到座位後 你應該即刻尋找相關議題
與分析狀況 找到法令條款或替代方案等
之後 擬定一些他可能會提出的問題 你要如何回答....等
將所有文件準備妥當後 最好在期限前向上司說明
針對他要你做的事經過詳細思考與已收集到法令依據 或是同業作法
最後一定要說出你對此項工作的顧慮  以及你已想出更好的替代方案
亦可達到目標  這樣才不會讓你陷入危及 亦可讓上司達成目標
除非他真的想違規或是另有目的 否則通常你應該會得到認同.... 

每個人工作努力賺錢 都是希望過更好的生活  在職場工作時
身為主管者要懂得如何避免讓屬下違法 並要確保工作職場的安全
身為部屬的你 更應該要懂得如何保護自己才是 
因此在最適當時機說出想法與顧忌 以取代 "不" 字  也許會為彼此創造雙贏...

習慣成自然....你有養成好的生活習慣嗎?

以前聽過一個演講 忘了是什麼主題..但演講者舉出一個例子 讓我印象深刻
他說: 模特兒公司是如何訓練模特兒的儀態...
有些人從小對於生活的儀態部份 如走路 或坐姿 可能養成不好的習慣
當他們下定決心要成為模特兒後 會被要求接受一些專業訓練
剛開始他們對於這樣的方式會感到痛苦 
因為在生活中無時無刻都要記得走路姿式或坐姿..等 
由於這樣嚴格的要求與訓練  久而久之已慢慢的融入
其生活中成為一種習慣  因此在舉手投足間能夠自由展現出模特兒的儀態.

每天搭車上班途中 我很喜歡觀察來來往往的人 
如: 小孩 學生 年輕人 老人的行為舉止
像是搭捷運時 有很多人 "搶著上捷運" 把要下車的人堵在車門口
不懂先下後上的禮儀
另外搭公車看到一些大學生搶上公車 會讓位子大概只有20%
其他的坐下位子後就裝睡著  因為坐這班車的老人家還蠻多的
如果睡著了就可以不用讓位  所以有時候看不過去
就會跟他們搶位子 寧願先坐下 等到有老人上車時再起來讓座
哈! 有時候覺得自己無聊...太有正義感......

好的習慣養成不容易 但壞的習慣卻是輕而易舉....
因此養成好的生活習慣是相當重要的 
如果大家能為他人多設想一點 相互禮讓 彼此尊重一點
不要以自我為中心 也許會改變這個世界 變得美好一些吧!....

工作到底是換....還是不換好呢?

在甚麼樣的情形下會讓職場工作者興起換工作的念頭呢?
相信每個人都有其特別的考量或是因素...
最近在跟朋友聊天時 都會談到職場上面臨的問題 與下列描述的情形類似...
有時候會因為同事間相處發生摩擦 或是
企業主的處事態度 例如:管理方式 或是講話的氣燄 或決策變來變去啦.
另外一種是上司為專業經理人 總是踩著你往上爬讓你受不了 因此
心中一直醞釀著想換工作的想法.....等.

要不要換工作 必須依據個人因素去考量 例如:

• 經濟因素:是否有足夠的存款支撐
• 年齡因素:自金融海嘯後 在台灣求職狀態已逐漸改變 年齡在45以上要找工作似乎變得比較困難 因此若是在此時離職是否洽當
• 專業性: 你的專業度夠嗎 ?  就金融業來講因法令不斷改變 因此專業經理人是否具備多項證照 來符合法令上的需求與改變.
• 人際關係: 你是否有相當好的人際關係一定可以協助你轉換跑道....etc.

若是你已經審慎思考且分析過各種利害得失後 還是決定換工作比較洽當
那就不要猶豫 去做吧! 但你必須要承擔與負責自己決定後的結果...

Photo by Angel C.M. Fu

最好的方式還是要先找到工作後再決定
因為從面談中可以了解與判斷 未來及目前的工作情形
可把兩家公司的優缺點作一個比較 分析後
若是沒有比現在的公司更好  建議還是先暫緩吧! 
如果決定留下來 還是要調整自己的心態 或是
改變自己原先的做法與工作態度..
不然的話 你每天都會過得很痛苦 尤其是每天早上起床時
都會有一種不想上班的念頭..
這樣會讓你的生活與工作沒有動力.....這是我的經驗分享

工作其實都差不多 會面臨到的問題 因公司的不同
相對的其工作環境與人也不同 其所遇到問題當然也就不同
相信有大多數的人  是無法確定 未來的工作絕對會比現在好..
因此你的決定 將會影響未來的發展喔...
所以還是 三思而後行吧!

上台緊張 心臟撲通撲通的跳..該怎麼辦?

上台表演或是講話 你會緊張嗎?

很多人天生就有這樣的天分 上台講話的臨場反應沉穩
能盡情展現其舞台的魅力 沒有半點緊張  讓台下的觀眾感受到他的幽默談吐
有些人 喜歡在舞台上表演 可以讓台下的觀眾為之瘋狂...
但有些人 則是非常容易緊張 上台前心臟就會噗通噗通的跳.....手會抖不停...

從小我就不喜歡站在亮麗的台前  總是喜歡躲在後面

讓人家看不到我的存在...這樣的習慣 就一直到長大
然而上台簡報是擔任部門主管必備的工作項目 因此對我來說簡直是難熬 ...
記得每次上台簡報前.... 我的心臟就跳不停 手也會發抖...
有時候 會覺得自己很沒用  看到別人可以做的那麼好  為什麼 我不行?
我那不服輸的個性就被引發出來.......

放輕鬆...克服心理障礙

為了克服上台緊張的心裡障礙 於是我開始想辦法訓練自己...
每次上台報告前緊張是難免的 當你愈想要有好的表現 心臟則是跳的越厲害...
在這樣的情況下 我會做一個深呼吸 伸展一下且內心會不斷告訴自己
不要緊張...不要緊張 你可以做到....
並要慢慢的讓自己放鬆心情... 這是最重要的
若是心情一直處於緊張 無法放鬆   一旦到了台上...就會發現講話變快
聲音會顫抖 呼吸也變得急促不協調 然後手就會一直抖...這樣的話
會讓簡報內容及台上的表現失去焦點...
記得有一位書畫大師 張光賓 教授 講過一句話
"靜下來 放輕鬆" ....這句話挺有意思 也很有用喔!...

"上台緊張" 可以靠後天培養或是訓練來克服的

像是這二年 我投入藝術導覽志工工作 訓練自己與觀眾對話
由於每一季的檔期不一 若是沒有準備 我肯定是不敢站在觀眾面前說話
主要是參觀藝文中心的觀眾 形形色色都有...
有時候是專業工作者
有時候是學生或教授
有時候是藝文愛好者
有些則是一般大眾..
且參觀的人數不一 , 從1- 50 人的團體都有..
若是沒有妥善的準備 當面對觀眾時 說話肯定是結巴加上緊張
因此事前的準備工作 我通常會包括:

• 熟讀展覽檔期之作者全部相關資料包括背景 作品...etc.
• 組織說話的程序要點 : 由於手上不能有講稿 因此組織程序要點很重要
• 提早15分鐘到場 熟悉環境設備

勇敢跨出第一步說出第一句話後 慢慢的頭腦會不斷的湧現
接下來要說的話語思緒...有時候觀眾會考驗你準備是否充分
會問一些相關問題 這也考驗著你的臨場反應.
當與觀眾導覽結束後 我會檢討一下自己的說話內容
再重新組織後 將以更簡潔的內容 呈現給下一個觀眾...

另外一個訓練自己的方式 也是因為當了老師之後
每天上台講話前 備課是必要的項目
但有時候 代課是臨時的 所以備課時間很短..就要上台講課
其實小朋友的反應是很直接的...喜不喜歡 會直接告訴你
記得剛開始 我講話與呼吸還是不協調 速度很快 
後來同學反應說  "老師" 你講那麼快 聽不懂...
之後我開始調整說話時的呼吸速度 
無形中也發現自己在台上講話
已經不會緊張 呼吸平順  速度與音調也沈穩多了...

抓住機會 利用各種管道接受訓練..你會發現自己也可以做到

我利用導覽與代課老師的工作 來訓練自己
還有參加義工活動時 也會接下主持人或是影片旁白的工作
另外也曾利用公司補助的教育費用 報名參加英語簡報訓練課程
這些訓練管道..不需要花太多費用 就可以達成訓練自己克服上台緊張的目的
只要你願意花時間投入..你會發現 自己也可以做到

你呢 ? 是如何克服緊張的情緒呢?

別急 只要靜下心來就能即時完成....

最近手邊突然間 接了很多事且都是擠在同一個時間
心中頓時覺得壓力倍增  因為我只能利用課後之餘完成這些工作
又加上香港朋友來訪  硬是擠掉幾天什麼事情都不能做...只能陪著閒逛
所以時間緊迫 心裡的壓力可想而知 
更是擔心自己接了工作又無法如期完成 失去信用...

這讓我想起 以往上班時 還可以把事情交待給同事做
現在的我 得全靠自己...但 我還是得發揮本能
讓自己心情靜下來 且告訴自己別急 亦不讓自己煩躁
認真思考事情的急迫性與優先順序 
耐心的把工作一樣一樣的完成.....

就這樣  不可思義的在這三天內完成：
1.工作流程修改編製
2.33頁簡報內容
3.司儀稿撰寫
4.撰寫活動音樂旁白
5.擔任活動司儀(約有100位人參加)
雖然身體與肩頸很累 不過最開心的是
工作皆能夠在既定的時效內... 完成所有項目
達成客戶要求...讓我心中的壓力逐漸消失

人在事情一多的時候 心中的壓力自然會浮現
有些人 可能會影響情緒 口氣就會變得很差
如果可以的話 利用一點時間排解壓力 例如: 離開一下 喝杯咖啡
最重要的是
別急 讓自己靜下心來  思考事情的優先處理方式
別想太多其他的事 努力的去完成手邊的工作
你會發現  目標越來越近 心中的壓力就會越來越輕...

職場上的對立與衝突 可以避免嗎?..

在職場上 難免都會有對立衝突 通常是因立場 職務 壓力 或是認知...等不同所引起
每個部門都有其堅持的立場 雙方在處理問題時
常常因為這些種種的因素而引起衝突......例如:

• 公司以業務導向 對後勤的職責比較不被重視 便會被要求配合業務
• 業務無法容忍後勤單位的檢核 對於後勤的好意時常解讀成"擋單"
• 涉及成本分攤時會吵上好幾天  因業務單位分配到後勤單位的較高成本 
• 雙方都已討論出SOP的流程 但後勤還是要時常處理SOP以外的棘手議題...etc.
• 後勤單位能力不足 流程太複雜 不懂得變通...
• 後勤只說一句NO  我們要跟客人解釋大半天.

雙方都有其業務上的職責與控制點.....
公司若以業務導向的話 坦白說 後勤單位作為監督的功能不大
也許會浪費後勤的人力與資源
然而後勤最重要的角色 就是替公司把關 避免許多潛在的風險發生.

還有就是涉及成本分攤時 這個衝突 可能會吵上好幾天
由於雙方計算的邏輯與方法是有很大的Gap.. 例如:
後勤單位認為 使用者付費是天經地義的事 所以用多少就付多少
而業務單位則認為 用越多應該要算越便宜才是 怎麼要付這麼多呢? 
那如果業務不用 看你後勤單位有沒有必要存在...最後導致後勤單位的瓦解..
當然 兩個單位的看法 都有其道理...
如何取到平衡點與計算的邏輯呢? 這是領導者與其幕僚長的課題囉!...

我個人認為 職場上的衝突是無法避免的
因每個人對事情的看法與認知一定會有所不同...
重要的是在發生的當時
雙方要如何控制自己的情緒 以冷靜 客觀的心來面對
就事論事 不要涉及個人的攻擊....etc.

換個角度來看 工作只不過是為了填飽肚子
沒有必要為了生存互相陷害對方..
這些衝突考驗著我們的智慧 也許是一個良性競爭
觸使我們的成長 以及有不同的思考邏輯呢..

換了職務 也換了一個腦袋嗎?

以前在工作中 常聽人說: 某某 換了工作 也換了一個腦袋...

最常看到的是後勤單位的人員轉換到稽核 法務遵循 或是業務單位...
因為後勤單位的工作每天都一樣 對有些人來說很無聊
這類的工作看似簡單 卻是有其細節領域...能夠把它做好
做到專業是一件非常不容易的事
基本上後勤單位 與稽核 法務遵循的工作有些相關
因此後勤單位的經驗 來從事稽核與法務遵循的工作 也是一個很好的方向
但有些人 並不一定是適合的..

過去的經歷中 也遇到一種狀況:
有人轉任稽核職務 當他查核曾任部門時 卻是對自己曾簽過的字
接過的案子或是作法推說不記得 或是詢問其同仁已知的問題....etc.
令其部門同仁感到XX....同時發現其做人處事態度與工作道德...
哈! 真的是換了一個腦袋.....

簡而言之 有機會能在一家公司轉換不同的工作經驗
學習不同的工作領域 同時也可藉此機會找到有興趣的工作
相信對大多數的人來說 是一件非常開心的事...
所以應該要把握住機會 提升自己的專業能力
學習讓自己的腦袋懂得如何洞悉問題
看待事物要更深 更廣 更遠....

新工作環境的生存之道...

轉換工作跑道後 接踵而來的將會面臨新環境的適應期
然而適應期通常在3個月之內就要進入情況 最多到6個月就要完全了解公司的運作
我是這麼認為...
對於新環境的公司同仁而言 你是位新人  不管你的職位 或是專業能力
首先他們是看到你的談吐與做人處事的態度

而新的工作環境裡有著其舊有的組織文化與人文素質
如果你是新上任 或是剛到新公司
就急於表達與批評他們現有的流程作業 或是改變他們的做法
通常你會遇到一些阻礙 e.g.: 反彈或是抱怨或是故意找碴...等

過去轉換工作跑道的經驗中 我也曾經如此 這是其中的一個小故事:
記得我第一次擔任部門主管是在一家外商銀行
當時部門只有2位雇員與1位小主管(她準備離職中)
初到公司 與他們談談工作的瓶頸與問題  言談中你可了解其個性與能力等...
說實在的這2位雇員 以我對工作的要求來說
能力上是稍嫌不足
其中一位更是列入觀察名單中 因為每次叫她做事總是有很多的理由
與態度囂張的樣子 但我還是給她三次修正的機會 她依舊如此...
在他們要過試用期評定的時候 我與上司討論後 決定讓她不通過試用期...
可想而知..事情是鬧得蠻大的...原來 她竟然是總經理司機的太太

我是不是有點白目呢?.....
但在當時 我是這麼認為 不能適任就是不能適任
不論是誰介紹進來的 還是要具實以對.....
總經理雖然看到報告有點生氣 也告訴我在未了解足夠的運作
以及自己也還在試用期前 不能就這樣 給她下結論....
當然可想而知 在這當中一定是有其人情或是種種的因素.....
經過討論 最後我們決定再給她一次機會 展延一個月來評定她的試用期

經過這次事件 她那囂張的態度改變了 變得很好配合.....
而我也調整一下 那當然 我一定要賣給總經理面子囉!讓她通過試用期啦....
只是心裡很清楚 辛苦的是自己 要訓練她 必須要花很長的一段時間...
後來 我把工作分工讓這2位雇員 依特性與學習能力調整工作
慢慢的 他們就得心應手..足以應付龐大的工作量...直到我再加入新人.

所以初到一個新的環境 要用怎麼樣的心情去面對或是要怎麼作呢?
我整理一下還蠻好用的做法:

• 讓自己歸零 從新學習 靜靜的觀察組織中的人事物
• 初期先不要發表太多意見 也不會急著表現自己的專業能力 先依著組織中所熟悉環境的運作 取得同事的想法與認同 從運作中會發現其優缺點並紀錄下來
• 面對橫向與直向的種種問題 必須要冷靜思考 收集問題 進行分析歸類 製作報表數據
• 簡報上級主管 溝通討論更要顧及到其會影響層面
• 做好規劃 進行專案報告 適時的提出你的想法..
• 與橫/直向主管或部屬的溝通取得共識與認同後執行

通常適應環境的時間大概需3個月 也許 因為不同職位的關係

你必須要馬上適應 那就看自己的做法囉! 

 

我是一個喜歡新環境的 也愛挑戰不同的工作的人

因為可以認識來自不同地方的人

也可以調整自己過去作法上不妥的地方

也可以讓自己歸零 從新學習

更喜歡挑戰自己的記錄 那就是上手運作的時間 要更快.. 

 

哈! 若是現在 有人要請我去別的國家工作 我會亦不容辭的說好...

只是 要遇到一位伯樂並不容易啊.....